Produzir mais e trabalhar menos deveria ser o lema de qualquer pessoa que procure ser cada vez mais eficiente no seu dia-a-dia. Para produzir mais é preciso trabalhar menos, afirmou Domenico De Masi, sociólogo italiano, em seu livro “O ócio criativo”, um best-seller digno de leitura e reflexão que aconselho vivamente.

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Acredito que é impossível atingir um estado de felicidade plena, ou seja, aquele estado em que estamos mesmo bem connosco próprios, se encararmos o trabalho apenas como algo necessário para a nossa sobrevivência. No entanto, acredito também que é impossível ser feliz fazendo da vida o trabalho e do trabalho toda a vida. Assim é importantíssimo que a separação do que é trabalho e do que é a vida seja feita.

Muitas pessoas dedicam tanto tempo ao trabalho que acabam por perder momentos muito importantes ao longo da sua vida. Por outro lado, existem muitas pessoas que não dedicam tempo nenhum ao trabalho e por isso acabam por não conseguir condições de estabilidade para atingirem os seus objectivos de vida. Tem tudo a ver com encontrar o ponto de equilíbrio.

Vejamos as coisas desta perspectiva: Se trabalhar muito e pesado, por exemplo, fosse sinal de riqueza, a maioria dos milionários que conhecemos mundialmente nunca teria atingido esse estatuto. Procurar a produtividade é procurar os resultados da forma mais eficiente possível. É por isso que o planeamento, estratégia e determinação produz bem mais resultados do que simplesmente trabalhar por trabalhar. Ao pensarmos com inteligência e dando importância ao que realmente importa, tanto na vida, como no trabalho, tende-se a eliminar tudo aquilo que prejudica a produtividade.

Ter uma agenda de trabalho

Regra número 1: Não confie no seu cérebro, confie na sua agenda, bloco ou caderno de apontamentos. Somos humanos e como tal propensos ao erro. Quando temos muita coisa para fazer se não tivermos nenhum suporte onde possamos estruturar, organizar e planear as nossas acções não conseguiremos formalizar da forma mais adequada uma estratégia que acrescente valor ao dia. Ninguém se lembra de tudo.

Dividir para reinar

Eu divido as minhas tarefas diárias em prioritárias, secundárias e emergentes. As prioritárias para mim são todas aquelas que influenciam directamente terceiros e que pode contribuir para que exista estagnação no processo. As secundárias são todas aquelas que não sendo prioritárias são importantes para o funcionamento diário ou semanal da organização e que são essenciais para o cumprimento de objectivos, específicos, ou não. Por último mas não menos importante todas aquelas tarefas que aparecem à última da hora ou estão fora do meu controlo mas que carecem do seu devido tempo de execução e de empenho. Organização é meio caminho andado para a exequibilidade das funções.

Ter um objectivo principal por dia

Geralmente preparo sempre o meu dia seguinte no dia anterior, quando estou nos meus melhores dias sei o que vou fazer a semana toda e defino um objectivo principal para atingir naquele dia. Quando não consigo, por várias razões, anímicas, ou não, procuro chegar à empresa e definir o objectivo principal daquele dia. Não tenho mais que um grande objectivo por dia porque não quero acabar o dia frustrado. Geralmente é o que acontece quando temos vários objectivos e depois não os conseguimos atingir. A felicidade tem metas.

Defina um prazo para as tarefas

Antes de se começar a trabalhar em alguma tarefa é preciso estipular um tempo de realização. Quando não o fazemos, estamos mais vulneráveis a qualquer tarefa que surja pelo caminho.

Organize todas as informações externas

Os emails são uma autêntica dor de cabeça. Existem casos de pessoas que recebem dezenas ou centenas de emails por dia, facilitando a dispersão e a perda de tempo com algo que até é relativamente simples.

Liberte algum tempo para fazer coisas de última hora

Imprevistos acontecem, acredite. Nada como deixar algum tempo livre dentro das horas de trabalho que temos para realizar alguma tarefa de última hora. O ideal é deixar 1 ou 2 horas livres na agenda para fazer o que for preciso fazer durante o dia.

Tenha o seu espaço de trabalho organizado

Não é preciso ser-se obcecado com a organização. Uma vez por semana ou uma pequena parte do gabinete ou da secretaria por dia, não sabe o bem que lhe fazia.

Tire um período de tempo para não fazer absolutamente nada

Para se ser produtivo não precisa de estar horas e horas em frente ao computador ou a atender telefones. Muito pelo contrário, quando fazemos isso o nosso cérebro obriga-nos a entrar em modo automático, confundindo-nos o raciocínio e obrigando-nos a gastar mais energia para concluir as tarefas. Faça intervalos, converse com os colegas mas não finja que trabalha. Não vale a pena.

Saiba dizer não

Regra número 2: O tempo é limitado e a sua capacidade de fazer coisas também é limitada pelo número de coisas que tem que fazer e a sua energia, consumida, também é limitada. A chave para se ter sucesso não é fazermos mais coisas do que aquelas que conseguimos fazer e não é vergonha nenhuma dizer que não se pode fazer ou não se consegue fazer. Não saber dizer não é a maior barreira para se conseguir produzir mais e trabalhar menos.