7 passos para reuniões mais produtivas

As reuniões têm má reputação. Em algum momento, muitos de nós já sentimos a obrigação de fazer parte de uma reunião, que para além de se prolongar no tempo, muitas das vezes não tem objectivos claros. O pior disto tudo, é que normalmente, nunca se atinge nada em concreto. Para potenciar a realização de reuniões, partilho sete passos para reuniões mais produtivas e, finalmente, mais excitantes.

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1. Determinar se as reuniões são mesmo necessárias

Para isso analise bem a taxa de esforço que é preciso fazer para consumar a reunião, tanto em tempo como em outros recursos. Certifique-se que a reunião não pode ser uma conferência em formato digital, por exemplo. Convide apenas as pessoas necessárias e no fim certifique-se, então, que a reunião não pode apenas ser um email. Este é o primeiro passo, dos 7 passos para reuniões mais produtivas pois é aqui que se define se a reunião realmente vale a pena, ou não.

2. Definir os objectivos das reuniões

O que é que se espera alcançar no fim da reunião? No início é importante informar todos os participantes do que se pretende atingir no fim da reunião. Geralmente opta-se por descrever os pontos na ordem de trabalhos mas pode variar consoante o tipo e o objectivo de quem promove a reunião. Fazer este exercício vai ajudar a perceber se a reunião não pode ser um email ou uma chamada por Skype, assim como, ajudar a perceber quem é que precisa de estar na reunião. O segundo passo dos 7 passos para reuniões mais produtivas ajudam-nos a hierarquizar os objectivos e o tempo que realmente pretendemos que seja dispendido em cada um dos pontos.

3. Definir um período para começar e para acabar

É importante que todos os envolvidos saibam quando a reunião começa e quando a reunião acaba de forma a conseguirem organizar melhor as suas próprias agendas. Esta informação traz alguma disciplina à reunião porque todos os intervenientes estarão interessados em que a reunião acabe a horas, logo, irão gerir melhor as suas próprias intervenções e, na maioria dos casos, estarão mais atentos às intervenções dos outros. É importantíssimo começar a reunião a horas e terminar a horas.

4. Marcar na agenda as reuniões

Marque na agenda da forma mais completa possível. Através de email,  mensagem ou chamada telefónica é importante que toda a gente esteja informada sobre o que se vai discutir, qual o período de tempo e o que se pretende atingir com a reunião.

5. Focar em tópicos que potenciem a interacção

Existe quem goste muito de divagar nos assuntos e criar pontos de relação que geralmente não são precisos. Aliás, só prejudicam, tanto a produtividade da reunião como a paciência dos restantes participantes. Vale a pena falar por conhecimento de causa, para acrescentar valor ao que foi dito e/ou para fazer algum ponto de correcção necessário mas o truque é colocar-se sempre no lugar do ouvinte: o que eu vou dizer acrescenta valor? Quando isso não acontece é essencial que o moderador da reunião ponha os tópicos inicialmente definidos de volta à discussão. 

6. Tornar as reuniões interessantes

O ambiente onde a reunião é realizada é muito importante. Por exemplo, a temperatura do espaço é essencial para a concentração das pessoas. Uma sala demasiado fria tornará as pessoas impacientes, uma sala demasiado quente tornará as pessoas sonolentas. Uma temperatura amena é ideal. A postura com que se começa a reunião também é importante. Geralmente, os primeiros 5 minutos irão ditar o sucesso ou o insucesso da reunião. Como comportamento gera comportamento uma atitude positiva irá criar mais atitudes positivas. E o que é que um ambiente positivo faz nas pessoas? Um sentimento de pertença. Assim, é perfeitamente normal que voltem na reunião a seguir.

7. Clarificar os próximos passos

Por conseguinte é muito importante que no fim da reunião, para além dos objectivos iniciais terem sido, ou não cumpridos, todos os intervenientes tenham conhecimento dos próximos passos para que exista continuidade no processo e o processo não fique estagnado. Nesta fase pode-se já adicionar os contributos ou tópicos a discutir na próxima reunião que entretanto os intervenientes considerem pertinentes.

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