Priorizar tarefas quando tudo é importante

Muitas vezes, damos por nós, mergulhados num sem número de compromissos que exigem inúmeras tarefas e que absorvem de nós muito do nosso tempo e muita da nossa energia. Quando não conseguimos gerir bem essas situações, sentimos na pele a desorganização e a pressão. Isso pode ter vários efeitos secundários, de pessoa para pessoa, mas o mais comum é o aumento de stress, cansaço e desmotivação. É incrível como, por vezes, algumas tarefas, parecem todas urgentes e isso deturpa a nossa visão sobre as medidas a adoptar. Respondendo ao desafio de alguns amigos, partilho alguns truques e dicas de como podemos priorizar as tarefas quando tudo é importante, ou parece ser importante.

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1. Faça uma lista de tarefas

Conhecimento é poder. Ficamos sempre stressados e sentimos uma profunda desorganização sempre que não vemos o plano geral das coisas. Acontece, quando não conhecemos toda a informação. Quando temos uma série de ideias, tarefas ou compromissos e não tratamos esses dados logo no início e deixamos acumular. Como acumula perdemos o controlo sobre o cenário e isso perturba emocionalmente o nosso ambiente e o nosso bem-estar. Então, o primeiro passo é fazer uma lista de tarefas. Numa primeira fase não importa a ordem, a importância, o motivo, o impacto, nada. Importa é escrever tudo o que nos preocupa e o que nos ocupa mentalmente. Importa é escrever a lista de tarefas.

Aliás, aproveito para partilhar aqui o meu artigo sobre Mapa Mental. Pode ajudar noutros cenários.

2. Organize essa lista de tarefas

Quando existe um projecto grande ou uma tarefa grande, é perfeitamente normal, que essa tarefa se subdivida em pequenas tarefas. O princípio é o mesmo. Desmontar essa tarefa principal em tarefas mais pequenas, sem grandes critérios. Um dos exercícios que costumo usar, em reuniões, discussões, processos construtivos, entre outros cenários, é o de pensar o processo exequível de uma tarefa de trás para a frente. Ou seja, começar pelo fim. Depois volto ao início e faço o processo do início para o fim. Muitas das vezes, as pessoas não sabem por onde começar a trabalhar ou que tarefa é mais importante que outra e por isso, um exercício que desconstrua aquilo que é normal aos nossos olhos e ao nosso pensamento acaba por ser prático, o que é bom.

3. Não planeie tarefas a mais

Temos que ser honestos logo à partida e para isso, mais uma vez, temos que conhecer o plano geral. Quanto tempo tenho disponível? O tempo, sem dúvida, é o timoneiro. Quando percebermos quanto tempo o tempo tem iremos perceber a diferença entre o que é importante e o que é urgente. Depois teremos que decidir em conformidade. Para se tomar boas, ou más, decisões é preciso definir critérios e esses critérios podem ser mais ou menos definidos logo à partida, escrevendo o objectivo à frente de cada tarefa. Se esse objectivo prevalecer em relação a outro objectivo então sabemos que essa tarefa é mais importante que a outra. O que pode, ou não, depois ser considerada uma tarefa urgente. Muito importante é não usar a lista de tarefas como uma desculpa para o medo de começar algo que é importante.

Todas as pessoas têm as suas técnicas de defesa relativamente a uma ameaça para o seu organismo, inconsciente, ou não, o corpo e a mente acabam por nos demover, de uma tarefa que é importante para nós, mas deixa-nos stressados, aborrecidos, etc e praticamente inoperacionais. Por exemplo, a preparação de uma entrevista de emprego presencial ou a entrega de um trabalho para a faculdade ou um projecto no trabalho. Muitas das vezes, o medo de falhar, faz-nos boicotar o nosso próprio trabalho, criando tarefas a mais que não são necessárias, ou a menos, por isso, quanto tempo, tem o seu tempo?

4. Priorize as tarefas urgentes

Só porque tudo o que está na lista de tarefas é importante não quer dizer que seja urgente. Quando estamos completamente absorvidos por inúmeras tarefas, entramos numa espécie de crise temporal, e confundimos o importante com o urgente. Por isso, o passo seguinte, é categorizar essas tarefas. Algumas dessas tarefas são importantes mas a médio prazo ou a longo prazo, e por isso, na verdade, não são assim tão urgentes. Podem ser adiadas até que tenhamos mais tempo para as realizar. Três boas categorias que uso são mesmo essas, curto-prazo, médio-prazo, longo-prazo porque me permitem estar no passo seguinte de uma forma mais consciente. Permitindo-me até, por vezes, fazer pausas para jogos como o Age of Empires 3 ou Red Dead Redemption 2, ou ler livros da minha lista de 100 livros que tenho que ler antes de morrer.

5. Priorize as tarefas que terão melhores resultados

Vamos definir as regras do jogo: Para mim, as tarefas que são importantes são as tarefas que terão um impacto mais significativo na minha vida, a longo prazo. As tarefas urgentes são as mais sensíveis ao tempo. Essas tarefas têm um prazo, que muitas das vezes não dependem de mim e precisam ser concluídas brevemente. As tarefas urgentes e importantes, que também existem, superam aquelas que são apenas importantes e por isso são logo a minha principal prioridade. E como é que eu as priorizo? Desbloquear. É a palavra-chave.

Imaginemos que estou a trabalhar na minha lista de tarefas relacionada com um determindo tema e tenho um conjunto considerável de tarefas a serem realizadas. Termino primeiro as tarefas que são sensíveis ao tempo, as urgentes, depois analiso as de médio e longo prazo e tento perceber se elas precisam necessariamente de serem realizadas naquele dia ou naquela semana. Se existir uma tarefa que desbloqueie outras tarefas ou me permita retirar valor, irei provavelmente começar por essa.

Em suma, em vez de pensar na importância individual de cada tarefa, procuro pensar no resultado final de cada tarefa e procuro descobrir qual o resultado que é mais importante para mim, a curto, médio e longo prazo.

6. Considere remover algumas tarefas da lista de tarefas

Quando estamos a planear a nossa lista de tarefas, muitas vezes, temos a tendência de não sermos totalmente honestos. O ponto “Não planeie tarefas demais” fala um pouco disso mas gostava de ir um pouco mais longe. Pode haver casos, na nossa lista de tarefas que acreditamos que deveríamos fazer mas que não é verdadeiramente importante para nós. Ou então, pode existir algo que até determinado momento parecia importante mas depois deixou de ser. O importante aqui, é também saber dizer não e seguir o seu planeamento pessoal. Algumas pessoas falam-me que se sentem comprometidos com a tarefa depois de a escreverem e que se a eliminarem é como se não estivessem a ser sinceras com elas mesmas. Uma solução neste caso, é partir do princípio que a lista nunca ficou verdadeiramente fechada até o propósito ser atingido. Reparem, porquê usar mais tempo do que o tempo que o próprio tempo tem?

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